■宇一企業/ 林宜璟
前言
從事培訓工作多年，我專精的課程中，簡報技巧是點播率很高的一門。前陣子一時興起，計算我這十多年來點評過的簡報學員人數，沒想到竟然有超過2000 多位了。從這2000 多次的演練中，我整理出一般人簡報時最常犯的3 個錯誤。希望對需要做簡報的朋友有所幫助。
錯誤1. 簡報有「題目」，但是沒有「目的」
排行榜第一名的錯誤是：簡報只有題目但是沒有目的。大家先來體會一個例子吧！
「老林公司2017 年營運分析報告」。請問大家覺得這一句話是簡報的「題目」？還是簡報的「目的」？對！這是一個簡報的題目，但不是一個簡報的目的。簡報的題目是要讓人家對簡報的內容望文生義，進而引起興趣所以重點在勾引聽眾。必要的時候還可以灑一點狗血。比方說：「你給我3 個月我給你3 個億」。這樣的題目保證聽眾看了就很想來聽。也許我們不需要浮誇到這種程度。但總而言之，「題目」的功能就是讓聽眾看到之後，認為這件事情和他很有關係，願意花時間來聽，是從聽眾的角度來想。
但是簡報的目的剛好相反，是為了自己不是為了對方。做簡報不是不求回報的慈善事業。簡報的目的正是簡報結束之後，你期望聽眾要產生的思想或行為的改變。而這樣的改變有助於你完成某些任務。換個角度講，簡報是價值的創造與交換。你許諾聽眾，如果他們願意依你所願來改變的話，會得到什麼他們想要的好處。但是你真正的目的，還是因為聽眾這樣的改變將為你帶來效益。
一個成功簡報，就是聽眾開心的得到他們想要的好處，同時也用行為改變幫助你完成任務。所以如果一個簡報只有題目，但沒有目的，那就是最近很流行的講法，純粹「作功德」。也許有人會說，我簡報沒那麼現實啊！我只是分享一些想法，大家聽得爽就好。我沒希望從他們那邊得到什麼。
這講法也沒錯。但是進一步想，從聽眾聽簡報之前沒那麼爽，到聽完之後變得比較爽，這不也是一種改變嗎？而你從聽眾的這種改變當中得到的，就是你的成就感啊！所以無論如何，簡報的目的還是必要的。一個有題目，沒有目的的簡報，就是一個有肉體沒靈魂的簡報。
錯誤2. 餵聽眾吃你自己喜歡吃的菜，而不是他們喜歡吃的菜我不知道你喜歡吃什麼菜。也許是義大利面，也許是魯肉飯，也許是日本料理的握壽司，等等。這些真的都是可口的好菜。我也不知道你有沒有釣過魚。但是即使你沒有釣過魚，我也很確定你不會拿你喜歡吃的好菜，如義大利面之類去釣魚。魚這種動物很奇怪，有些喜歡吃很惡爛的東西，像蚯蚓、麵包蟲之類，或其他那些糊糊爛爛、令人作嘔的東西。
釣魚的時候，重點不在於你喜歡吃什麼，而在於魚喜歡吃什麼。簡報時我們希望老闆、別的部門的同事、或是客戶為我們做一些什麼改變。但是從頭到尾說的都是這樣的改變對於簡報者的好處。這就像拿義大利面去釣魚一樣，是最常見的第二種錯誤。我們既然不會拿義大利面去釣魚，又為什麼會認為聽眾就會在乎什麼事對你有利益？
簡報的目的最終是為了自己的利益。但是得到這個利益的前提是，我們端出來的菜對方吃得開心，吃得愉快。至於聽眾到底喜歡吃什麼呢？答案是口味千奇百怪。這部份要細談，需要一本專書，我們有機會再談。但大致而言，可分成兩大類：追求快樂，以及逃避痛苦。從這個角度出發，至少可以有一些方向感。
錯誤3. 給「資料」而沒有給「資訊」
第三個常見的錯誤是，簡報的時候只給資料(data)，卻沒有給資訊(information)。一樣再來體會個例子吧！請問一個女生身高130 公分，她算高還是矮？這個問題其實是無法回答的，因為沒有考慮到她的年紀。如果只說一個女生身高130 公分，這就是資料。但是加上他的年紀，也就是背景訊息，那就成為資訊了。
資料跟資訊的差別是，資料無法做決策，但是資訊可以。再來一個例子，公司第一季業績成長3%。這也是資料而不是資訊。因為這個數字至少要放在時間跟空間來比較才有意義。時間是跟去年同期相比，空間是要跟競爭者比較。當然這個數字還可以放在很多其他的情境來解讀。
重點是，如果沒有背景，一個這樣光溜溜的數字對聽眾是沒有意義的。也許有人會說可是我簡報一向就是這樣報啊！老闆好像也聽得心領神會。如果給你是資料而對方還能夠聽得懂，那代表對方接受資料之後他做了一件事，就是「腦補」。腦補不是不可以，前提是你跟對方的默契要好到水乳交融。否則可能會出現以下兩種狀況：
(1) 他補的背景訊息是錯的
(2) 他補的背景訊息不是你希望的。這樣補進去之後，他的行為不會產生如你期待的改變
這個話就先談到這裡。最後總結幾個結論吧！
- 簡報一定要有目的，不能只有題目。目的是是你希望聽眾聽完你簡報之後，所產生的思想和行為的改變，也是你做簡報的根本原因
- 聽眾會產生改變是因為他吃到他想吃的，而不是你喜歡吃的
- 簡報的重點是資訊。資料必要的時候可以當做附件，但他絕對不是你要傳遞的主訊息 ■
