構思簡報內容的金字塔結構
你沒有看錯。我說的是如何「想」好一場成功的簡報，而不是「講」好一場簡報。語言是誤會的根源，所以使用文字時要很精準。
說到「簡報」時，嚴格來說簡報至少有兩種情境。兩種情境需要的能力不完全相同。
第一種「簡報」像是很多人熟悉的TED Talks。那裡的確有很多精彩的內容，但是以我的標準來講，那種形式的表達稱之為「演講」更適合。
而在工作上的那一種報告形式我才會稱之為真正的「簡報」。所以這裡所謂的簡報，是平常我們在公司裡，會對主管、同事或客戶所做的報告。
TED Talks的報告和你對主管的報告有什麼差別呢？前者不會被打斷，沒有人會中途提問，所以你有非常充足的時間準備，去修飾每一字每一句。
而且你只要準備得夠充分，你可以預期你講出來的樣子，就是你準備的樣子。
但是工作上的簡報就不一樣了。你在跟主管報告的時候，也許你才說了5句，主管就說這東西他已經知道了，你不需要說。接下來講不到2分鐘主管又問了一個你想都沒想過的問題。然後問完之後，你就被擊潰了。
所以準備這種工作上的報告時，你真正需要的不是把投影片背得滾瓜爛熟。你需要的是一個強固而嚴謹的邏輯架構。這樣子你才能夠經得起簡報中可能遭遇到的各種亂流。或者更精準一點的說，至少你有更高的機率可以在亂流中全身而退。畢竟人生沒有絕對安全的事，對吧？
這個邏輯結構就是我們這篇談的重點。所以這段說的不是怎麼「講」簡報，而是你要先怎麼「想」簡報，也就是先在腦袋裡面構建出一個完整的邏輯架構，那麼樹頭站得穩，就不怕樹尾刮颱風。而這個架構可以用圖1來表示。
金字塔的頂端叫做目的，是我們做簡報的最根本原因，也就是之前一再重複強調的：「簡報結束之後，你要誰去做什麼事？」，也就是：主詞 + 動詞。
金字塔的最底層是簡報的素材。因為網路和科技發達的原因，這年頭做簡報問題通常不是資料太少，而是資料太多。我看過的這麼多簡報中，失敗往往不是因為準備的資料不夠，而是給了太多不必要，甚至造成干擾的雜訊。以致不能達到真正想要達到的目的。
所以這兩者之間需要一個概念來串聯，這個概念就是「要點」。為了說明要點，我們先來講兩個浪漫的愛情故事吧！
第一個故事是有一個其貌不揚的阿宅，愛上了一個容貌如花的女神一號，Jenny。阿宅訂下目標，一年之後要跟女神求婚，並且要讓女神說「我願意」。
大家認為外型這麼抱歉的這位阿宅，有機會追到女神嗎？答案當然是不一定。因為在追求女生的時候，真正的重點不是你有什麼，而是女神要的你有沒有？
也許一個男人只要有三個條件，就會讓女神Jenny想嫁他：
- 他是真心愛我；
- 他有1億的身價；
- 我如果嫁他的話，他的媽媽不會來跟我們住。
只要這三個條件成立，女神就嫁。所以在這個前提之下，阿宅每天去健身房練出一身健美的肌肉重要嗎？一點都不重要。因為那個不是女神決定要不要嫁的「要點」。
他應該努力的是在一年內讓女神相信他的真心，同時累積到1億身價，並且和他媽媽好好溝通。如果他的媽媽曾表示過婚後想和他一起住的話。
第二個故事是有另外一個也是其貌不揚的阿宅，愛上了一個一樣容貌如花的女神二號，Mary。
決定Mary嫁不嫁的一樣是這三個要點嗎？當然也不一定。說不定Mary身價有10億，他根本不在乎她老公有沒有錢。還有因為他從小缺乏母愛，所以特別想跟婆婆住（女生們先不忙著要翻桌，世界這麼大什麼人都有，對吧？）。他要的男人只需要有兩個條件：
- 真心愛她；
- 健美的肌肉。
這時候這位阿宅追女神的要點就是利用一年的時間讓女神相信他真心愛她，同時鍛練出一身健美的肌肉。
透過上面兩個故事可以得到一個結論：「能讓你達到目的的才真正重要，其它都只是白花心思。」
接下來，我們回到工作的場合。在工作簡報裡，什麼是要點呢？讓我們想像一個畫面。
你原本跟你的主管約了半個小時的時間，要跟他說明你為什麼要花500萬買一個新的設備。沒想到在會議室你和主管見面後，他跟你說：「我對你不好意思！不過我今天突然插了一個和總經理的會議進來。所以你現在沒有30分鐘，你現在只有3分鐘。來！用三句話告訴我，為什麼我們應該花500萬買一個新設備。」
這時候他要你說的這三句話，就是簡報的要點。
發展簡報要點的原則──「以終為始」和「設身處地」
那麼要如何才能構思出有效的「要點」呢？以下原則可以參考。
以終為始
如果你覺得「以終為始」這四個字有點難理解，那白話文就是「倒著想」。以目的為開頭，倒推往前想。
在我的簡報技巧課程中，常問剛做完演練的學員一個問題：「如果在場的一位聽眾晚上睡覺前，忽然回想起他今天白天聽過你的簡報。有那三件事是你希望那時候一定要出現在他的腦袋裡的？」
在我的經驗中，能夠立刻具體回答、沒有猶豫的，很少。絕大多數的人反應是開始轉著眼珠子回想自己說過的內容，然後勉強湊出三點。
接著我會問所有一起上課的學員，也就是這一場簡報的聽眾，聽完簡報後如簡報者的期待，記住這三點的請舉手。結果通常舉手的不到一半。甚至出現過簡報者希望聽眾記住的訊息，在簡報中根本隻字未提的現象。這個現象代表的意義是：「多數的簡報者放任聽眾自己去選擇要記住什麼，而不是以目的為終點去反推，引導聽眾去理解進而行動。」
圖1那個金字塔的圖有兩個重點：
- 結構性
簡報素材是用來支撐簡報要點，簡報要點是來頂住簡報目的。換句話說，素材是為了讓觀眾接受簡報要點；而當觀眾接受了要點後，我們預期目的能達到。目的位階最高，下層結構為他而存在。凡有無利於簡報目的的，都是累贅，砍掉。
- 方向性
箭頭由上而下，意思是先思考目的，再決定簡報要點，素材最後才進來。如果方向相反，由下而上，那就是見樹不見林，有形體沒有靈魂。
關於「要點」還有一個關鍵，就是「不要多」。
一個人說我有十個重點，就等於沒有重點。人類的記憶力不好，重點愈少愈容易記住。但我知道大多時候光一點是說不清楚的，所以最好控制在三點以內。真不得已，不要超過5點。超過5點，人類的記憶力立刻呈自由落體下墜。這不是我說的，是科學家研究的結果。
設身處地
設身處地只有四個字卻是一輩子的修煉。很多人活了一輩子，都還是自我中心。
我沒有辦法在有限的篇幅裡面讓讀者真正的學會如何設身處地。可以做的是以我的經驗提醒大家在工作報告中有哪些常犯的錯誤，以至於讓聽眾覺得你沒有設身處地。後果就是，你達不到你想要達到的目的。以下幾個常見沒有替聽眾著想的錯誤。
- 在商務溝通中用太多形容詞
在上期的內容中提過，溝通分為商務溝通和非商務溝通。除非你要用「非商務溝通」來處理聽眾的心情，否則避免用形容詞。心情好不好絕對是重要的事，但一般工作上的報告，畢竟還是追求「話要說清楚，事情要有人做」的商務溝通。我們來看一個例子。你跟主管說：「老闆，我建議買一台設備。因為如果買這台設備的話，會讓我們的良率提高，生產成本降低。」
如果這樣就想過關，還會被狠狠打臉。因為重點就在於良率提「高」是高「多少」？生產成本降「低」是低「多少」？如果你不能回答這些問題的話，老闆會認為你是來亂的。
- 邏輯不清
假設你改成說：「買了這個設備之後我們的良率可以提高7%」。這的確是一個具體的成效。但是為什麼有這個新的機器設備才可以達到這個成效呢？用舊的設備做一些調校，難道就不能嗎？也許你會說，得到這個結論是經過很多的實驗驗證，分析過許多資料才得到的結論。既然簡報就是「簡單的報告」。難道我要把這些細節全部講出來嗎？
是也不是。你必須要有一個清楚正確的邏輯，但你不一定要講完這個邏輯。重點是：你要讓人家相信你有一個清楚正確的邏輯。
- 很多時候老闆問你問題，不是要你把他教到懂，而是想看你懂不懂
這時候就要談到設身處地的第三個重點了。這句話很重要建議你背下來好好體會，並多多運用。
「很多時候老闆問你問題，不是要你把他教到懂，而是想看你懂不懂」
主管聽報告，通常目的有兩個：一個是「任務開始前，決定事情要不要給你做」；另一個則是「任務開始後，確定你有沒有好好做」。
這個買設備的案例是前面這個狀況。你只看到他在問問題，但他其實是在評估能不能授權給你。
成功的管理者知道靠自己除了會做到死之外，格局也有限。要幹大事一定要靠別人，也就是一定要授權。但權要授到有能力的人手上，否則事情沒做好，倒楣的還是管理者自己。
所以以上問答的重點不在於你的回答能不能講到讓主管懂，真正的重點在於你的回答能不能讓主管相信你真的懂，你真的可以把事情做好。
相信是客觀加主觀的結合。客觀是必須有些具體的證據當基礎，這是邏輯的根據。但讓主管能夠判斷事情交給你不會出問題，還有很大主觀的成份。也就是你的「講法」要讓他感覺把事情交給你，應該不會有問題。
那怎樣的「講法」會讓主管覺得應該不會有問題呢？這裡我們要談四個字。這個四個字平常是負面的，但在這裡卻是讓人家相信你論點的重要概念。這四個字是「以偏概全」。
當老闆問你：「你怎麼有把握有最新的設備就能夠提高7%的良率呢？」
這時候你可以這麼回答：「會得到這個結論，我們的確做了很多的實驗驗證跟資料分析。不過今天時間有限，我就只講一個關鍵的重點，讓您了解我們的根據。
首先，這道製程總共有10個工序。根據今年一月到四月的資料分析顯示，50%的品質問題出現在第5個工序。
新的設備針對這個工序做了XXX的改良，而這個改良是原有設備做不到的。所以如果能夠藉由新的設備把工序5這個部分的問題降低30%，那麼經由以下的計算（這時候建議走到白板前，拿起筆在白板上寫計算式），整體的良率就可以提高7%。」
主管聽得懂你講什麼嗎？他也許聽得懂，也許聽不太懂。但是這都不重要，重要的是他相信你很懂。因為你連這樣的細節都說得清清楚楚。而只要他相信你很懂，他就願意把這個任務交給你了。
所以「以偏概全」用在報告上，就是適時要在一兩個關鍵的細節上小題大做。這樣子就可以展現出你對這事情的掌握度夠。那麼對方也就願意放心且放手的讓你去做了。
三分鐘簡報與三十分鐘簡報的差別
在結束這篇文字之前，還有一個小問題。
在我的簡報技巧課程中，學員要上台實際演練。考慮課程的緊湊及讓多一點學員有上台練習的機會，演練時間通常被限制在3分30秒以內（以3分鐘為原則，但多給30秒緩衝）。而有時我會聽到學員抗議這樣時間太短了，講不完。
我通常不正面回答這個問題，而是反問如果一種狀況發生的話，大家打算如何處理？
想像你是個業務。你費盡千辛萬苦，好不容易約到客戶的總經理在某天早上11:00到11:30的半個小時時間聽你做產品提案簡報。你當然不但準時，還提早半小時到會議室。但11:00到了，卻不見人影。11:10時，總經理秘書出現了，表示總經理前一個會延誤了，所以還要好一會兒才能過來，非常抱歉！（但其實是一副否則你要怎樣的表情）。
11:25總經理終於到了。他再次抱歉（一樣一副否則你要怎樣的表情），但11:30還有會，所以請你3分鐘內講完30分鐘的簡報。
這時你怎麼辦？哭著說你這樣是在搞我，太不公平了嗎？還是說你還我25分鐘來，這樣我不會講？還是鼻子摸摸說，那這樣的話，我們再約吧？
當然是以上皆非！這時唯一能做的是講清楚「簡報要點」，再明確表達希望對方做的行動（簡報目的）。至於說明的資料，可以給文件，也可以另外約時間。也就是時間不夠時，就只抓金字塔上頭的兩塊，「簡報目的」及「簡報要點」。
所以，3分鐘簡報與30分鐘簡報，究竟有什麼相同及相差的地方？
答案是簡報的「目的」及「要點」都相同。30分鐘的簡報相較於3分鐘的簡報，只是多了更多的內容素材及表現手法。
最後，再為我訂的3分鐘時間辯護一下。其實，三分半鐘已經至少可以講630個字了。因為一般人說話速度是大約1秒鐘3個字以上，也就是1分鐘可以說180個字以上。如果善加運用，630個字，真的已經可以表達清楚很多東西了。如果我們老是要用3分鐘以上的時間才能講清楚一件事，這通常表示我們的思路還有改善的空間。
結論
電影要好看，得先有好劇本再準備道具，不能反過來。
很多人一想到要做簡報，第一件事就是馬上打開電腦做投影片。這是錯的！因為投影片是道具，不是劇本。
拍電影片的第一件事絕對不會是做道具，最重要的是先有一個好故事。
所以比如何「講」一場簡報更重要的是，你有沒有先「想」好一場簡報。也就是，請先給聽眾一個好故事。
